退職届の書き方完全ガイド！手書き・パソコン両対応テンプレ付き

退職届の書き方で悩んでいませんか？初めて退職する方にとって、退職届は「どう書けばいいのか分からない」「手書きとパソコンどちらがいいの？」と疑問だらけですよね。

この記事では、退職届の正しい書き方を手書き・パソコン両対応で詳しく解説します。テンプレートも用意しているので、すぐに退職届を作成できます。

この記事で分かること：

・退職届の正しい書き方とテンプレート
・手書きとパソコン作成のメリット・デメリット
・提出時の注意点とタイミング

退職届とは？退職願との違いも解説

退職届は、会社に対して退職の意思を正式に伝える書類です。多くの方が混同しがちな「退職願」との違いを理解しておくことが大切です。

退職願は「退職をお願いする」書類であり、会社側が承認するまでは撤回が可能です。一方、退職届は「退職することを届け出る」書類で、提出後の撤回は基本的にできません。

一般的には、まず退職願を提出して上司と退職について話し合い、退職が決まった後に退職届を提出するという流れになります。ただし、会社によっては退職届のみの提出を求められる場合もあるため、就業規則を確認しておきましょう。

退職届は法的拘束力のある重要な書類です。そのため、正しい書式で作成し、適切なタイミングで提出することが重要になります。

退職届作成の3つのポイント

書式とフォーマットを統一する

退職届には決まった書式があります。縦書きが一般的で、用紙はA4サイズの白い便箋を使用します。横書きでも問題ありませんが、会社の慣例に合わせることが大切です。

フォーマットを統一することで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。字の大きさや行間も揃えて、見やすい退職届を心がけましょう。

必要な項目をすべて記載する

退職届には以下の項目を必ず記載します：

・タイトル（「退職届」）
・退職理由（一身上の都合により）
・退職日（具体的な日付）
・提出日
・所属部署と氏名
・印鑑（シャチハタ以外）
・宛名（代表取締役社長名など）

これらの項目が一つでも欠けていると、再提出を求められる可能性があります。チェックリストを作成して、漏れがないか確認しましょう。

敬語と丁寧語を正しく使う

退職届は正式な文書なので、敬語と丁寧語を正しく使うことが重要です。特に「退職いたします」「お願い申し上げます」などの表現に注意を払いましょう。

文章は簡潔で分かりやすく書くことが大切です。余計な感情や詳細な理由は書かず、事実のみを淡々と記載します。

退職届が重要な理由

法的な証拠として残る

退職届は法的な効力を持つ重要な書類です。退職に関するトラブルが発生した際の証拠として活用されます。口約束だけでは後々問題になる可能性があるため、必ず書面で残しておきましょう。

労働基準法では、労働者が退職の意思を示してから一定期間後に労働契約が終了すると定められています。退職届はその意思表示の証拠となる重要な書類なのです。

円満退職につながる

きちんとした退職届を提出することで、会社側に誠実な印象を与えることができます。これは円満退職につながる重要なポイントです。

退職後も同業界で働く可能性がある場合、前職の会社との良好な関係を維持することは非常に重要です。正式な手続きを踏むことで、将来的な人脈やキャリアにもプラスになります。

引き継ぎと手続きがスムーズになる

退職届に明確な退職日を記載することで、会社側も引き継ぎや後任者の準備を計画的に進めることができます。これにより、業務への影響を最小限に抑えることが可能です。

また、退職に関する各種手続き（社会保険の切り替えや有給休暇の処理など）もスムーズに進めることができ、双方にとってメリットがあります。

手書き・パソコン別の具体的な書き方

手書き版の退職届テンプレート

手書きの退職届は、より丁寧で誠意のある印象を与えることができます。縦書きが一般的で、以下のような構成になります。

【手書き退職届のテンプレート】

退職届

この度、一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。

令和○年○月○日
○○部○○課
○○ ○○ 印

○○株式会社
代表取締役社長 ○○ ○○ 殿

手書きの場合は、黒のボールペンまたは万年筆を使用し、修正液や修正テープは使わないようにしましょう。間違えた場合は新しい用紙に書き直すのが基本です。

パソコン版の退職届テンプレート

パソコンで作成する場合は、読みやすく整った文書を作成できるメリットがあります。横書きが一般的で、フォントはMS明朝やMS ゴシックを使用します。

【パソコン退職届のテンプレート】

退職届

この度、一身上の都合により、令和○年○月○日をもって退職いたします。

令和○年○月○日
所属部署：○○部○○課
氏名：○○ ○○　印

○○株式会社
代表取締役社長　○○ ○○　殿

パソコン作成の場合でも、最後に手書きでの署名と押印が必要です。印刷後に必ず署名と印鑑を押すことを忘れないようにしましょう。

封筒の書き方と提出方法

退職届は白い封筒に入れて提出します。封筒の表面中央に「退職届」と縦書きで記載し、裏面左下に所属部署と氏名を書きます。

封筒のサイズは、A4用紙を三つ折りにして入るサイズ（角形A4号または長形3号）が適切です。糊付けは必要ありませんが、きちんと封をして提出しましょう。

提出は直属の上司に手渡しするのが一般的です。郵送や他の人を通じての提出は避け、必ず本人が直接渡すようにしましょう。

退職日の決め方と記載方法

退職日は会社の就業規則に従って決定します。一般的には退職希望日の1〜2ヶ月前に申し出る必要があります。有給休暇の消化も考慮して、適切な日程を設定しましょう。

退職日の記載は「令和○年○月○日をもって」という表現を使います。曜日は記載する必要はありませんが、間違いのないよう日付は慎重に確認しましょう。

印鑑の種類と押し方

退職届には認印を使用します。シャチハタは不適切なので、朱肉を使う印鑑を用意しましょう。印鑑は氏名の下に押し、文字に重ならないよう注意が必要です。

押印する際は、印鑑の向きに気を付け、まっすぐかつ鮮明に押すことが大切です。かすれや斜めになった場合は、新しい用紙に書き直すことをおすすめします。

よくある質問

退職届はいつ提出すればいいですか？

退職届の提出タイミングは、退職願が承認された後が一般的です。退職について上司と話し合い、退職日が確定してから退職届を作成・提出します。

ただし、会社によっては退職願と退職届を同時に求められる場合もあります。事前に就業規則を確認するか、人事部に問い合わせて適切なタイミングを把握しておきましょう。

一般的な流れとしては、退職希望日の1〜2ヶ月前に退職の意向を伝え、話し合いを経て退職日が決まった時点で退職届を提出します。

退職理由は詳しく書く必要がありますか？

退職届では、退職理由は「一身上の都合により」と記載するのが一般的です。詳細な理由を書く必要はありません。これは、退職届が公式な書類として保管されるためです。

転職、結婚、介護、病気など、どのような理由であっても「一身上の都合により」という表現で統一されています。具体的な理由は、必要に応じて別途口頭で説明すれば十分です。

ただし、会社都合での退職（リストラや倒産など）の場合は、その旨を明記する必要があります。この場合は人事部と相談して適切な表現を確認しましょう。

手書きとパソコンどちらがおすすめですか？

手書きとパソコンにはそれぞれメリットがあります。手書きは誠意や丁寧さが伝わりやすく、年配の上司には好印象を与える場合があります。

一方、パソコン作成は読みやすく、修正が容易で、複数部の作成も簡単です。現在多くの会社ではパソコン作成も普通に受け入れられています。

どちらを選ぶかは、会社の文化や上司の好みを考慮して決めるのがよいでしょう。迷った場合は、同僚や先輩に過去の例を聞いてみることをおすすめします。

まとめ

退職届の書き方について、手書き・パソコン両対応のテンプレートと注意点を詳しく解説しました。退職届は法的な効力を持つ重要な書類なので、正しい書式で作成することが大切です。

手書きでもパソコンでも、必要な項目をすべて記載し、適切なタイミングで提出することで、円満な退職につながります。テンプレートを参考に、あなたの状況に合わせて退職届を作成してみてください。

退職は人生の大きな転換点です。最後まで責任を持って手続きを進め、新しいスタートに向けて準備を整えましょう。